Auditoria Logística e Transporte de Produtos

As empresas estão sempre em busca de otimizar o seu processo logístico do transporte. 

Na atividade de logística há sempre otimizações e melhorias que podem ser implementadas. Para conseguir definir e priorizar essas ações (que podem ser de: mapeamento de processos, parcerias, auditoria de frete, etc) é recomendado questionar e identificar os principais objetivos e fatores determinantes na eficiência e eficácia desta atividade.

Nesse intuito, uma boa questão a se colocar é: Como reduzir custos nas atividades de transporte?

A resposta é ampla e, certamente, deve envolver uma metodologia que permita conduzir a análise e desenvolver um plano de ação. No entanto, nesse post vamos abordar uma ação que busca tornar o processo logístico de transporte mais eficiente através de uma auditoria logística.

Esse instrumento é decisivo no acompanhamento e mensuração do desempenho dos fornecedores, a fim de tornar a logística empresarial mais eficiente e permitir que o produto ofertado chegue até o cliente final.

Mas, o que realmente é uma auditoria logística?

É um instrumento operacional que atua em todas as fases do processo logístico, tais como: inbound (transporte, armazenagem e entrega de bens e serviços para dentro de um negócio), transporte, outbound (processo de descarga diretamente para os clientes), suporte administrativo, mapeamento de ocorrências, integração da informação do processo logístico entre cliente, prestador de serviço e destino final e também planos de melhoria contínua operacional com prestadores de serviço.

Com a auditoria logística  são analisados todos os fatores que definem claramente a questão dos fretes. Reduzir os custos indevidos tem um impacto muito representativo nos custos da empresa, além de diminuir muito as dores de cabeça com discussões e gastos desnecessários.

Por isso dizemos que o objetivo da auditoria também envolve a identificação de divergências provocadas por erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram efetivamente prestados pela transportadora.

A auditoria de logística busca reduzir a possibilidade de que a empresa pague valores desnecessários pelos fretes e por retornos indevidos.

Tem ainda a função de avaliar a qualidade do processo logístico de armazenamento, carregamento, e da integridade e qualidade dos produtos no momento da carga e descarga, e por fim fazer todo o Suporte Administrativo, quanto a entrega no ponto de destino, de modo a atuar em correções de documentos, gestão de fila de conferência de veículo, e liberação de doca para descarga, propiciando atendimento do planejamento e horários.

Tarifas e cobranças erradas, indevidas, ou mesmo ilícitas são imediatamente identificadas e corrigidas com os devidos ajustes administrativos e até judiciais.  

O resultado lógico de todas essas ações é a possibilidade de melhoria da administração do processo de transporte, e isto oferece mais qualidade às operações.

O prazo de entrega e a satisfação dos clientes também são mensurados e soluções podem ser apontadas sempre que necessário.

Sendo assim, a auditoria atua de forma proativa e online sobre os processos que irão ocorrer ou que estão em andamento.

Itens de atuação da auditoria logística

A Gestão de Qualidade Logística não irá atuar apenas no mapeamento dos processos, mas principalmente em suas correções, visando atingir os requerimentos do cliente que contrata serviços logísticos.

A auditoria vai permitir a atuação dos gestores de logística nas diversas áreas do processo de transporte.

Assim, o profissional poderá fazer uma avaliação de nível operacional e fiscal, adentrar nos processos de carregamento e descarregamento e identificar os eventuais desperdícios, atrasos e gastos que podem ocorrer durante o transporte das mercadorias. Além disso, ele também pode ter acesso e identificar as taxas de avarias, as mercadorias divergentes, bem como identificar todos os produtos que estejam fora do especificado, as quantidades incorretas, itens faltantes e também produtos vencidos.

Por isso, normalmente, uma auditoria logística é recomendável para as empresas, pois, além de ser uma metodologia reconhecida nos mais diversos países, ela aporta instrumentos tecnológicos determinantes visando otimizar o sistema de frete das empresas. No caso do Grupo Solutions, toda atuação conta com sistemas digitais de última geração, que permitem um alto grau de acerto, em que os pontos negativos do sistema logístico da empresa são rapidamente apontados, permitindo rápidas ações corretivas ou a adoção de novas formas de atuação.

Com uma auditoria logística bem executada, pode-se melhorar a qualidade global do processo de transporte, tais como:

• Mensurar a produtividade da frota de transporte;
• Acompanhamento de roteirização e agendamento de entrega;
• Melhorar a gestão dos veículos disponíveis para a condução das cargas;
• Controlar as não-conformidades relativas aos fretes;
• Monitorar o transit-time, acompanhando todo o trajeto desde a saída do estoque até a entrega das cargas

De forma resumida, os principais benefícios da auditoria de frete são:

• Avalia a qualidade do processo logístico de armazenamento, carregamento, transporte e entrega;
• Melhora a administração de transporte, o que traz mais qualidade às operações;
• Mensura o prazo de entrega e analisa a satisfação dos clientes;
• Mensura as atividades de frete e busca soluções para os problemas encontrados;
• Atua de forma proativa e online sobre os processos que irão ocorrer ou que estão em andamento.

Conforme falado acima, a auditoria logística em sua empresa permite melhor controle dos gastos, logo, isso impacta diretamente no budget. Afinal, através do budget são traçados os objetivos de transporte e a previsão das condições financeiras durante o período determinado, bem como um planejamento futuro.

Onde atuar com a auditoria logística?

A auditoria logística atua diretamente na administração e avaliação de transportes e tem como resultado uma maior eficácia e eficiência nos processos logísticos.

Alguns dos principais itens a serem acompanhados e avaliados pela auditoria são:

• Oscilação na qualidade;
• Alta de preços;
• Cobranças indevidas.

Ela está também presente em outra áreas fundamentais do processo, tais como:

• Sistemas de monitoramento de entregas
• Análises de itens parados
• Análise de rotas
• Análise de perfil de volumes
• Avaliação de perdas de cargas
• Verificação de custo-benefício
• Averiguação de aplicação dos sistemas de rotas

 

 

A figura acima mostra a listagem de pontos pontos que uma auditoria de frete, alinhada a auditoria logística pode oferecer: centralização de processos, precisão na análise de informações, otimização nas entregas, maior facilidade na troca eletrônica de dados (EDI) e controle sobre as finanças.

A auditoria logística e de frete, quando trabalhadas de forma conjunta podem garantir um conjunto de benefícios para a organização que adota esta metodologia de atuação, pois, conforme falado acima, há uma avaliação de todos os processos relacionados ao transporte de cargas.

De forma mais detalhada, os benefícios da prática da auditoria de frete e centralização dos processos são:

• Precisão na análise das informações;
• Otimização das entregas;
• Simplicidade na troca eletrônica de dados;
• Controle sobre as finanças;
• Roteirização aprimorada
• Aperfeiçoamento dos embarques;
• Organização do processo de BID;
• Simulação de novas opções de cargas;
• Melhor organização do pátio de veículos e do processo de coletas e entregas;
• Controle sobre as finanças

Ao considerar o último ponto, “controle sobre as finanças”, para alcançá-lo é preciso identificar as naturezas das divergências que podem ocorrer por diversos motivos, veja os principais:

• reajuste automático;
• cotação errônea do preço
• cálculo fora da tabela negociada;
• cobranças em duplicidade;
• serviços não executados.

Cuidados no processo de gestão de frete

Para quem ainda não faz auditoria de fretes, seguem três pontos importantes para se manter atento no processo de frete, como:

• Atentar e Contestar divergências
• Fazer conferências periodicamente
• Investir em tecnologia

É necessário estar atento às possíveis falhas no envio de documentos e cobranças das transportadoras contratadas. Veja alguns dos exemplos, mais comuns, do que pode gerar equívocos na cobrança de frete:

É assim!

Com a prática constante e criteriosa da auditoria logística, a sua organização certamente vai otimizar ações do processo de transporte e identificar outros pontos de melhoria, que se não são facilmente identificados e que devem ser corrigidos.

Se você tem problemas com seus parceiros de transporte, não perca mais budget com isso. Conte com Grupo Solutions para obter melhores resultados quanto a redução de custos, preços adequados, como também um melhor desempenho dos seus parceiros responsáveis por transporte de carga, alcançando maior grau de qualidade nos serviços prestados.