Implementar melhoria de processos em uma empresa é uma obsessão de todos que pensam em uma organização como um todo. Pois é um ganha-ganha: cada uma das partes envolvidas sai beneficiada. Quanto mais simplificados e ágeis são os trâmites em todas as áreas. É o famoso “time is money”. E quando pensamos, por exemplo, no segmento industrial, cuja escala de produção busca sempre fazer mais com menos, então, nem se fala.
Por isso é que hoje em dia uma das áreas de interesse em inovação é a área de gestão do tempo. E o que já se sabe é que não se pode acreditar que as pessoas espontaneamente irão empregar bem o seu tempo. Precisamos nos certificar que estamos no caminho mais fértil para a empresa.
E como exatamente entra um Software de Gestão nisso?
É importantíssimo gerenciar prioridades gerenciais, e definir estrategicamente por quanto tempo trabalhar em cada uma delas. E bem, é aí que entra, de inúmeras formas, um software de gestão. Porque é ele quem vai gerar dados, realizar diagnósticos, registrar planejamentos e cronogramas e validar resultados. Possibilitando a edição de relatórios e apresentações com rapidez e imparcialidade.
Pois poder visualizar o fluxograma e os processos em curso de toda a empresa de forma sistematizada é algo que uma empresa necessita para se posicionar. E mais do que isso, terá de implementar com sabedoria o uso correto do programa, para que se possa mapear gargalos e necessidades de correção com veracidade.
Então vamos, agora, conhecer um pouco mais sobre as funcionalidades contidas em um Software de Gestão e como adaptá-lo às especificidades empresariais.
Que melhoria de processos posso implementar?
Algumas perguntas que os gestores precisam sempre ter em mente são:
- Eu estou na potência máxima de meus esforços?
- Quais partes do processo não estão bem mapeados?
- Onde é possível melhorar a minha eficiência?
E para utilizar o Software de Gestão para ajudar a mapear as melhorias a serem implementadas, vamos então conhecer as suas funcionalidades:
Análise de dados
Para saber, por exemplo, como melhorar a produção de uma indústria, é necessário cruzar dados de produção, distribuição, logística, etc. A análise de dados numéricos e estatísticos possibilitará a geração de ideias de melhorias, gestão da qualidade do produto no processo de produção industrial e inovação de forma estratégica.
Controle Financeiro
Outro ponto importante na utilização de um Software da Gestão que deve ser aproveitado é a integração dos dados financeiros. E seja para controle, registro ou análise, isto estará sempre visível graficamente e poderá ser cruzado com outras informações, segmentado e analisado de acordo com objetivos específicos.
Um bom Sistema de Gestão, por exemplo, deve apresentar funções de acompanhamento, controle e análise de toda a parte fiscal e financeira de uma organização. Além disso, recebimentos de receitas, pagamento de despesas e a incidência de tributos podem ser gerenciadas através do ERP com alto índice de confiabilidade. Por isso, a redução das taxas de retrabalho pode ser um dos benefícios do uso da plataforma.
Diagnosticar e otimizar fluxos
As melhorias no processo produtivo muitas vezes têm a ver com os fluxos de trabalho. Por isso, pequenas mudanças nestes fluxos podem ter um impacto relevante nos resultados.
Sendo assim, a criação e visualização dos cenários de trabalho pode trazer inúmeros insights para a inovação dos fluxos e melhorias no fluxo interno.
Validação de Objetivos do Projeto
É frequente que surja um projeto que ganhe força dentro de uma empresa, indústria ou organização. Muitas vezes, a menina dos olhos de um gestor ou empreendedor é fruto de tendências individuais. Ou também de objetivos internos e uma certa dose de paixão.
Para nortear nossas demandas, é necessário validar os objetivos macro e micro de um projeto, revisitar os investimentos necessários, os seus custos e justificativas. E o software servirá justamente para que se conte com uma validação imparcial dos passos a serem tomados.
Planejamento de Melhorias do Processo e Cronograma
Otimizar processos logísticos exige a execução de um cronograma intensivo. E se a empresa sua a camisa diariamente somente para garantir que uma matéria prima necessária esteja sempre disponível, provavelmente faltará tempo para que possa ir além e fazer outras perguntas, tais como:
- Eu posso melhorar o sistema que media minha obtenção de matéria prima?
- Meu processo de estoque em relação ao sistema é eficaz?
- O tempo entre a compra e a entrega pode ser otimizado? De que maneira?
E para responder a essas perguntas, é possível estudar os departamentos e seus processos através do sistema e em uma única tela.
Confira nossas 5 dicas para otimizar seus processos logísticos!
Validação de Eficácia e resultados
Um Sistema de Gestão Integrada apresenta relatórios e resultados estatísticos de forma visual. E isso possibilita ao cérebro humano desenvolver o hábito de estudar imparcialmente suas ações.
Alguns exemplos de processos que o Sistema de Gestão Integrada pode unificar em uma empresa são:
- Qualidade, gestão ambiental,
- Segurança, saúde ocupacional e
- responsabilidade social.
Apresentações para Alta Direção
Um colaborador sente-se motivado quando pode apresentar-se com dados concretos e ser ouvido por quem comanda dentro da empresa. Sendo assim, um Software de Gestão irá mostrar-se uma ferramenta eficaz na valorização técnica. Isto possibilitará a criação de apresentações e estudos de alto poder gerencial.
E também, o uso de uma plataforma estimula que a tomada de decisões seja realizada com bases sólidas dentro de um sistema de gestão que prioriza a imparcialidade, reduzindo a presença do ego.
O sistema poderá ser organizado conforme as necessidades intrínsecas ao segmento, levando em conta especificidades tais como:
- Política de administração e planejamento estratégico,
- Implantação e operação,
- Avaliação do desempenho,
- Correções e melhorias e
- Exame crítico.
O que mais posso buscar ao implementar um Software de Gestão?
As melhoras nos resultados já alcançados são fruto de investimento em metodologias avançadas de gerenciamento. E o foco específico pode ir se transformando para levar a empresa a ter resultados cada vez melhores.
Veja alguns exemplos: maiores índices de retenção de colaboradores, com a aplicação de melhores práticas contábeis e gerenciais, redução de perdas com custos desnecessários ou retrabalho, excelência ambiental, dentre outros.
É importante definir o uso dos recursos no sentido da forma que sua empresa deseja ser vista a longo prazo.
