Sistema de Gestão Integrada

Sistema de Gestão Integrada: Sua empresa precisa?

Quer profissionalizar a gestão do seu negócio? Um sistema de gestão integrada (SGI) pode te ajudar! Um SGI é um software que ajuda a gerenciar as atividades de uma empresa, desburocratizando atividades manuais. É um programa inteligente que tem como objetivo organizar as atividades do dia a dia, automatizando ao máximo os processos.

O uso de um sistema de gestão integra diferentes áreas de uma empresa e diminui erros muito cometidos por empresas que não possuem uma visão completa dos departamentos internos em relação à demanda externa.

Quais processos o sistema de gestão integrada reúne?

Exemplos de processos que o Sistema de Gestão Integrada pode unificar em uma empresa:

  • qualidade,
  • gestão ambiental,
  • segurança,
  • saúde ocupacional e
  • responsabilidade social.

A gestão conjunta desses processos torna mais eficiente a implantação de políticas, objetivos, processos, procedimentos e práticas, trazendo informações que apoiam a tomada de decisões de negócios. Por meio de sistemas de gestão individuais para cada processo de uma organização, estas ações tem maior chances de não dialogarem entre si.

Para saber como sua empresa pode extrair benefícios práticos desta implantação, é preciso analisar as características desse sistema e fazer uma avaliação específica para as necessidades apresentadas. Mas antes, vamos conhecer os tipos de software mais usados?

Tipos sistemas de gestão integrada

Os sistemas de gestão integrada garantem respostas às exigências de regulamentações cada vez mais rigorosas, como as de respeito ao meio ambiente, compromissos com a saúde e segurança das pessoas no trabalho, além da satisfação do cliente, utilizando sistemas compatíveis e estrategicamente sincronizados com o intuito de obter resultados cada vez melhores para as organizações que os adotem.

Os tipos mais comuns de sistemas de gestão são:

ERP: Enterprise Resource Planning

Moldado ao planejamento de recursos empresariais, este sistema apresenta funções de acompanhamento, controle e análise de toda a parte fiscal e financeira de uma organização. Recebimentos de receitas, pagamento de despesas e a incidência de tributos podem ser gerenciadas através do ERP com alto índice de confiabilidade em uma plataforma que reconhecidamente reduz as taxas de retrabalho. Esta é a mais usada forma de gestão integrada.

Pensados como uma espécie de evolução da planilha de Excel, a maioria dos softwares de ERP são divididos em três partes: a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o Enterprise Resource Planning também é modular, o que significa que os módulos representam duas formas de visualização, que são:

A visão departamental

Permite a observação dos processos de cada departamento em uma única tela. As pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados às funções da equipe não poderão acessar as informações.

A visão por segmento

Permite a adequação do software às particularidades de cada time e suas exigências. Em tais casos, existe, ainda, a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos, que são os chamados softwares de gestão vertical, que abordaremos mais adiante. Uma clínica veterinária, por exemplo, precisa organizar atividades a partir de necessidades totalmente diferentes de uma escola.

Utilizado com presteza, o ERP permite que as pessoas desempenhem funções mais importantes e estratégicas e se sintam mais valorizadas dentro de suas atividades, aumentando a responsabilidade que sentem em trabalhar na empresa e melhorando o resultado de suas áreas.

CRM: Customer Relationship Management

O sistema CRM foca na gestão do relacionamento com os clientes.

Vivemos em uma guerra digital pela conquista de clientes. É  preciso que todos os contatos possam estar em um banco de dados inteligente, através do qual se saiba a trajetória de cada um ao longo do tempo. Só desta forma é possível aprimorar o relacionamento, desenvolvendo inteligência na criação de campanhas e comunicações online e offline.

Como explora muito bem o escritor Tim Ferris, muitas vezes é apenas uma pequena porcentagem dos seus clientes que traz a maioria avassaladora da sua renda, então é preciso poder mensurar quais são as peças-chave para as suas ações de marketing e vendas. A gestão dos contatos torna-se mais fundamental a cada minuto.

A maioria dos CRMs tem recursos para manter o controle sobre dados tais como nomes, e-mails e telefones de prospects e clientes. Outros acompanham chamadas e até acompanham os feeds de mídia social dos prospects. Softwares mais complexos encaminham leads aos representantes de vendas e registram as interações com as equipes de atendimento.

Sistemas de Gestão Vertical

Os sistemas de gestão vertical são mais editáveis no sentido de demandas mais específicas de cada empresa. Por exemplo: redes de restaurantes, salões de beleza e hotéis, são alguns dos segmentos que utilizam estes sistemas.

Estrutura dos sistemas de gestão

Em um sistema de gestão, a estrutura é comumente organizada de acordo com as categorias abaixo:

– Política de administração,
– Planejamento estratégico,
– Implantação e operação,
– Avaliação do desempenho,
– Correções e melhorias,
– Exame crítico.

Os sistemas de gestão possuem suas próprias exigências específicas de acordo com o segmento de atuação. Entretanto, as categorias citadas são comuns e podem ser tomadas como eixo de integração de normas.

Exemplos de benefícios do Sistema de Gestão Integrada

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o aspecto financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • Melhores índices de retenção de colaboradores, aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua,
  • Melhores práticas administrativas e contábeis,
  • Profissionalização da logística, com redução de erros,
  • Diminuição do impacto das atividades na natureza ou maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa,
  • Mais segurança para os funcionários.

Alguns objetivos da gestão integrada

Como você já percebeu, a gestão integrada é baseada na coordenação de funções e processos, certo?

Agora vejamos quais são os principais objetivos a serem alcançados:

–  Reduzir custos e perdas

Com ações tais como eliminação de atividades duplicadas, centralização de estoques em pontos estratégicos do processo de distribuição, dentre outras.

– Economizar tempo

Os sistemas de gestão integrados reduzem burocracias economizando o tempo dos funcionários.

– Aumentar a excelência

É possível aumentar a excelência através de uma maior transparência. Também aumenta-se a excelência empresarial ao provocar uma diminuição dos riscos de acidentes e dos danos causados.

Estas também são algumas das demandas que incentivam a busca pela sistematização de processos empresariais.

A melhora dos indicadores de qualidade, saúde e sustentabilidade, a longo prazo, gera crescimento, traz credibilidade às empresas de todos os portes e dá longevidade ao trabalho desenvolvido.

O sistema de gestão integrada permite, ainda, um completo controle e acompanhamento da gestão de estoque, fazendo com que a empresa conheça cada um dos níveis necessários para que suas operações cotidianas ocorram sem imprevistos, de forma controlada. E quando o fluxo de informações e produtos é ágil e bem sincronizado, a empresa atende os clientes com o mínimo de esforço – e de estoque.

O sistema de gestão integrada é para minha empresa?

Quanto tempo da jornada de trabalho na sua empresa é utilizado para que processos que poderiam ser automatizados sejam feitos de forma correta pelos colaboradores responsáveis?

Se você acha que usa muito tempo com essas atividades, talvez seja hora de conhecer bem as funcionalidades de um sistema de gestão e ganhar mais tempo.

Certamente, se fosse feito o cálculo, se saberia que as atividades do dia a dia na gestão de uma empresa consomem grande tempo, trabalho e atenção, que podem ser mais bem empregados na execução de tarefas que levam a organização ao crescimento continuado. Fale conosco para saber (e crescer) mais!

 

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