inventário de estoque

Inventário de Estoque: comece a fazer o seu

Um estoque pode ser inventariado de diversas formas. Você, leitor, possui um inventário de estoque? E sabe quantos produtos estão nas suas prateleiras? Ou, ainda, quantos itens saem diariamente do(s) ponto(s) de venda(s)? Obter controle sobre o giro das mercadorias é fundamental para prever a reposição e projetar suas vendas e ações de marketing. Quer saber mais? Neste artigo vamos mostrar como começar agora mesmo a montar seu inventário passo a passo.

A gestão e o controle de estoque podem ser fontes de alguns problemas. E muitos deles podem ser evitados com a implementação de um inventário de estoque que seja adaptado às necessidades estratégicas de cada negócio. Sendo assim, manter o estoque de forma sadia e sustentável possibilita economias a partir do primeiro dia de implementação. Além disso, ainda é possível começar a avaliar sistematicamente os dados, que facilitam a tomada de decisão.

Diversas técnicas são aplicadas para inventariar um ou mais estoques. Em suma, é preciso sistematizar o processo de contar, classificar e identificar produtos. Assim, é desenvolvido controle sobre a entrada e saída de todos os produtos. Nesse sentido, qualquer falha pode representar prejuízo à toda a gestão dos recursos.

Benefícios de contar com um inventário de estoque

Os benefícios de contar com um inventário de estoque são:

  • Melhorar todos os aspectos da logística
  • Aumentar a qualidade do atendimento
  • Diminuir perdas com excessos e faltas no estoque
  • Cumprir regulamentações técnicas

Estes são apenas alguns dos benefícios de contar com inventário de estoque. Com ele é possível ainda perceber aspectos de inovação estratégica, sustentabilidade e gestão de recursos humanos. E isto significa que a relação entre o inventário de estoque eficiente com a maximização dos resultados é direta.

Então, um primeiro passo para começar é identificar e mapear as necessidades de sua organização. Pois assim é possível saber que tipo de inventário é o mais adequado no seu caso! E agora vamos saber que tipos de inventários físicos existem:

Tipos de inventários físicos de estoque

Inventário Rotativo

O inventário rotativo exige que o estoque seja contado em uma periodicidade pré-fixada (diária, semanal). E a quantidade de itens da contagem é rotativa.

Com isso, as informações de estoque são atualizadas estatisticamente, de acordo com as necessidades da empresa.

Inventário Permanente

O inventário permanente funciona com a realização de um controle, feito, geralmente através de um sistema automatizado e imediato. Por isso, com este tipo de inventário se pode saber o custo de uma mercadoria vendida (CMV), em qualquer momento.

E como começar a montagem do inventário?

Após avaliar bem suas necessidades, é preciso levar em conta as normas para a sua execução. Primeiro, devem ser feitos comunicados internos, para que todos estejam informados sobre o início dos trabalhos, sua importância e os cuidados necessários para garantir o sucesso da empreitada.

Como operacionalizar a montagem do estoque

Depois, é pensado um cronograma de execução das ações de implantação, que fica sujeito a ajustes, de acordo com os interesses da empresa para então começar a montagem do inventário. É importante lembrar que, durante as contagens, nenhuma modificação deve ser realizada até que o trabalho seja finalizado.

As contagens devem ser feitas preferencialmente em um dia que não haja movimentação intensa de entrada e saída de produtos dentro da empresa. É preciso fazer um processo de catalogação de tudo, agrupando os itens comuns.

Veja mais algumas dicas para operacionalizar o seu inventário:

Codifique seus produtos

Criar um código de barras para cada coisa e utilizar um software de gestão são escolhas consideradas básicas se sua empresa tiver um estoque que mereça ser bem administrado, o que com certeza é o seu caso, não é?

Como parte da análise do que está sendo inventariado, faça a classificação de produtos de forma detalhada. Anote na lista de inventário:

  • Preços
  • Peso das Mercadorias
  • Tamanho
  • Cor
  • Preço de Custo
  • Outras informações que sejam relevantes

Pense sobre a contabilidade

Considere pensar ou repensar sobre o sistema de contabilidade de custo integrado. Para isso, faça com que esteja apoiado em valores originados no pensamento contábil. Se custos como matéria-prima, mão-de-obra direta ou custos gerais de fabricação importam para sua empresa, é importante inovar constantemente nesta área.

Pois o uso da tecnologia nessa esfera permite determinação contábil, ao fim de cada mês. Por exemplo, é possível aferir o valor dos estoques de matérias-primas, de outros materiais, dos produtos em elaboração e dos produtos acabados.

Isso permite que sejam avaliados os estoques na data de encerramento do período de aferição segundo os custos efetivos.

Escolha bem um software

O software, se bem utilizado, poderá servir como ferramenta-base para estratégias de gestão do estoque. Você pode contar também com a ajuda de um sistema de gestão financeira (online) para facilitar seu trabalho.

Essa ferramenta deve ser escolhida de acordo com aquilo que se adequa mais ao porte da empresa, um programa pode ser mais em conta, ou adequado às micro e pequenas empresas e ainda oferecer várias funcionalidades, tais como relatórios financeiros e emissão de faturas. Vale contar com alguns testes!

Organize o espaço físico

Defina estrategicamente a distribuição dos seus produtos de acordo com suas classificações, previamente determinadas. Se você lidar com datas de validade, por exemplo, precisará de algum tipo de fila que demonstre quais estão mais próximas do prazo. Se há itens que saem mais do seu estoque, posicione-os para facilitar a logística, e assim por diante. Procure uma forma inteligente de alocar cada coisa para que não haja retrabalho, facilitando o processo de contagem.

Há um exemplo de classificação, que ilustra uma forma de organização do espaço: um primeiro grupo de produtos que é responsável pela maior parte das vendas (80%), um segundo grupo responsável pela saída de até 15%, e o grupo dos itens que somam 5% das vendas. Esta classificação só mostra que a rotatividade é a questão mais importante para pensar em uma logística de qualidade, começando por seu estoque bem disposto e acessível.

Por isso, aí vem mais uma dica:

Calcule a rotatividade primeiro

A condição ideal para se manter um estoque é sempre a de equilíbrio. E embora talvez em uma avaliação superficial um estoque apinhado possa parecer bom para os negócios, o importante é não faltar e nem sobrar nada.

Para isso, estudar a rotatividade significa ter um controle sobre as necessidades e demandas, de forma que mudanças possam ser percebidas e oportunidades possam ser detectadas.

O que você pode administrar melhor?

Quando uma empresa detém a informação atualizada sobre seu estoque, alguns pontos podem ficar claros para melhorar a qualidade da gestão. Um bom exemplo seria um estoque cheio além da conta, que é um mau sinal para a empresa. Pois isso pode indicar, por exemplo, que suas mercadorias não estão sendo vendidas ou que não há reposição adequada. E talvez possa ser revisto o processo de compra ou a comunicação entre setores responsáveis pelo armazenamento ou vendas.

A palavra de ordem é integração. Quanto mais integrado o estoque aos departamentos responsáveis por avaliar sua gestão, mais ganhos empresariais poderão ser colhidos.

Esperamos que tenham gostado de nossas dicas. E até a próxima postagem!

Recuperação de lotes

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